Confiar en un equipo de profesionales para la organización de su congreso o reunión, supone un ahorro considerable de tiempo y preocupaciones para el comité organizador de mismo pudiendo este dedicar así todos sus esfuerzos al contenido del propio evento.

Con esta finalidad, el personal de Congresu@l ha desarrollado durante estos años un sistema profesional de organización y gestión de congresos, con métodos y sistemas de trabajo que nos han permitido adquirir una elevada formación en el sector y por tanto, poder ofrecer una garantía de éxito total a nuestros clientes.

Si quiere que su congreso esté planificado y organizado hasta el último detalle, debe confiar en Congresu@l.

Nos ponemos a su disposición para organizar su congreso de forma integral o en cualquiera de sus apartados.

Nos encargamos de gestionar todos los servicios de una Secretaría Técnica:

PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN:

• Elaboración de un presupuesto detallado de ingresos y gastos (proyecto de viabilidad).
• Asesoramiento sobre la cuantía de las cuotas de inscripción.
• Seguimiento de ingresos y gastos.
• Recaudación de cuotas de inscripción.
• Tramitación de pagos.
• Apertura de cuenta bancaria.
• Información puntual y detallada del estado de cuentas.
• Emisión de facturas.
• Liquidación de impuestos.
• Secretaria en sede.
• Balance final del congreso.

SEDE, ACONDICIONAMIENTO, MEDIOS TÉCNICOS Y AUDIOVISUALES:

• Asesoramiento y contratación de la sede.
• Distribución de espacios.
• Señalización.
• Decoración.
• Asesoramiento e instalación de medios técnicos y audiovisuales:
  • Equipos Informáticos.
  • Video proyectores.
  • Equipos de vídeo conferencia.
  • Equipos de sonido.
  • Sistemas interactivos de consultas.
  • Equipos de traducción simultánea.
  • Equipos de traducción simultánea.
  • Personal técnico.

DISEÑO Y DIVULGACIÓN:

• Creación del logotipo y diseño del material gráfico.
• Diseño y creación de la imprenta (programas, carpetas, acreditaciones, invitaciones, etc.).
• Corrección de pruebas de imprenta.
• Diseño y programación de la web del congreso y sus actualizaciones.
• Envíos del material promocional del congreso.
• Difusión del congreso a través de la página web, correo electrónico y redes sociales.

CONTROL INFORMATIZADO DE INSCRIPCIONES Y RESERVAS DE ALOJAMIENTO:

• Elaboración de los formularios de inscripción y alojamiento para envío on-line.
• Recepción y procesamiento de inscripciones y reservas de alojamiento.
• Ingreso de los pagos recibidos y reclamación de impagados.
• Confirmación de las inscripciones y reservas de alojamiento.

SECRETARÍA CIENTÍFICA:

• Elaboración del formulario de presentación de resúmenes para envío on-line.
• Recepción de resúmenes.
• Corrección online de todos los resúmenes recibidos en secretaría.
• Tratamiento informatizado de los resúmenes, con el título, nombre del autor, autores, etc.
• Comunicación de aceptación/no aceptación de los resúmenes.
• Confirmación a los ponentes de la fecha y hora de su presentación, y requerimiento de los medios técnicos que necesita para su intervención.
• Creación del "libro resumen" en formato electrónico.
• Elaboración, impresión y entrega de certificados y/o diplomas.

ACTOS SOCIALES:

• Sugerencias para la elaboración del programa social.
• Contratación de los servicios de catering y restauración.
• Programación y contratación de actos culturales y/o espectáculos.
• Contratación de autobuses.

EXPOSICIÓN COMERCIAL:

• Distribución de espacios en sede.
• Confección del Dossier de Exposición Comercial y Planos.
• Comercialización y facturación de espacios.
• Coordinación del montaje técnico de los stands y mobiliario.
• Almacenamiento y distribución del material de los expositores.
• Contratación de personal de apoyo.

PERSONAL AUXILIAR:

• Intérpretes y traductores.
• Azafatas/os con o sin idiomas.
• Mensajeros.
• Personal de seguridad, limpieza y sanitario.
• Fotógrafos.
• Guías turísticos.

OTROS:

• Correspondencia y tramitación de los desplazamientos de los ponentes e invitados.
• Seguros.
• Protocolo, Gabinete de Prensa y Relaciones Públicas.
• Tramitación de permisos administrativos.
• Tramitación de cartas oficiales.